Assinatura eletrônica - Assinafy

Este manual apresenta os procedimentos para configuração e utilização da integração de assinatura eletrônica entre o TGA Gestão e a plataforma Assinafy.

A integração permite enviar documentos, como contratos, para assinatura eletrônica dos participantes, acompanhar o andamento das solicitações e consultar ou baixar os documentos após a conclusão das assinaturas.

Serão apresentados os procedimentos de contratação, configuração das credenciais, preparação dos impressos, envio dos documentos e acompanhamento das assinaturas diretamente pelo TGA Gestão.

2. Contratação e pré-requisitos

Para utilizar a integração, a empresa deverá possuir uma conta ativa na plataforma Assinafy e contratar um plano compatível com sua necessidade de utilização.

Antes de iniciar a configuração, verifique os seguintes requisitos:

1. Cadastro na Assinafy: a empresa deverá possuir uma conta ativa na plataforma.
2. Plano contratado: a Assinafy disponibiliza planos com diferentes limites de documentos e recursos.
3. Créditos para WhatsApp: o envio por WhatsApp utiliza créditos próprios da plataforma. O consumo informado é de 0,45 crédito por signatário enviado por esse canal.
4. Envio por e-mail: permanece disponível como alternativa de notificação, conforme os recursos da conta.
5. Dados dos signatários: mantenha os dados cadastrais atualizados, principalmente nome, e-mail e telefone com DDD e código do país, quando utilizar WhatsApp.
6. Credenciais de integração: serão necessárias a API Key e a identificação do Workspace (Account ID), correspondentes ao ambiente selecionado.

A contratação e o cadastro devem ser realizados diretamente na plataforma:

https://www.assinafy.com.br/

Atenção!

A contratação de um plano pago não significa que os envios por WhatsApp sejam ilimitados. Verifique no painel da Assinafy se o recurso está habilitado e se existem créditos disponíveis.

O consumo de WhatsApp é calculado por signatário. Em documentos com mais de um participante, considere somente aqueles cujo canal de notificação for WhatsApp.

Os valores, limites e condições dos planos podem ser alterados pela Assinafy. Consulte o painel da plataforma antes da contratação.

3. Geração das credenciais de integração

Após criar a conta na Assinafy, será necessário obter as credenciais que permitirão a comunicação entre a plataforma e o TGA Gestão.

Procedimento

1. Acesse a conta da empresa na Assinafy.
2. Entre na área de desenvolvedor ou gerenciamento de API disponibilizada pela plataforma.
3. Localize a opção para gerar ou consultar a API Key e gere uma chave para a integração.
4. Identifique o Workspace (Account ID) correspondente à conta que será utilizada.
5. Defina o ambiente de utilização: testes (Sandbox/Homologação) ou produção.
6. Armazene a API Key em local seguro, pois ela é uma credencial de acesso.
7. Caso existam credenciais diferentes para cada ambiente, utilize a API Key e o Workspace correspondentes ao ambiente selecionado.

Para consultar as orientações da plataforma, acesse:

Documentação da API Assinafy

Atenção!

1. Não misture as credenciais de Sandbox/Homologação com as de Produção.
2. Utilize o ambiente de testes para validar o fluxo antes de realizar envios oficiais.
3. Não compartilhe a API Key publicamente. Em caso de exposição, providencie a substituição da chave na plataforma.

4. Configuração da integração no TGA Gestão

A configuração da integração deverá ser realizada no Cadastro de Filial, na aba Integração, onde estará disponível a configuração de Assinatura Eletrônica.

Preencha os seguintes campos:

Após preencher todos os campos, salve a configuração da filial.

5. Configuração do impresso

Para utilizar a assinatura eletrônica, é necessário possuir um impresso criado no Report, correspondente ao documento que será enviado para assinatura, como, por exemplo, um contrato.

Após criar o impresso, será necessário vinculá-lo ao movimento desejado.

Procedimento

1. Acesse o Configurador do TGA Gestão.
2. Entre nas configurações de Ações de Impressão do movimento desejado.
3. Adicione o impresso criado.
4. Edite as propriedades do impresso.
5. Habilite a opção Requer Assinatura Eletrônica.
6. Salve a configuração.

Após esse procedimento, o impresso estará habilitado para envio à Assinafy.

6. Envio do documento para assinatura

Após realizar as configurações e salvar o movimento, o sistema apresentará a tela de envio para assinatura eletrônica, conforme as opções configuradas no impresso.

Por padrão, o sistema apresenta os seguintes participantes:

1. Empresa contratada: filial configurada no TGA Gestão.
2. Contratante: cliente vinculado à venda.

Nessa tela, é possível adicionar outros participantes, como assinantes ou testemunhas, e definir individualmente o método de envio para cada pessoa.

6.1. Canais de envio

Estão disponíveis as seguintes opções:

E-mail

A solicitação de assinatura será encaminhada para o endereço de e-mail informado para o participante.

WhatsApp

A solicitação será encaminhada para o número de telefone informado, desde que o recurso esteja habilitado na conta Assinafy e existam créditos disponíveis.

6.2. Envio por canais diferentes

É possível utilizar canais diferentes no mesmo documento.

Por exemplo:

1. Um participante recebe a solicitação por e-mail.
2. Outro participante recebe a solicitação por WhatsApp.

Antes de confirmar o envio, confira os dados cadastrais e o canal selecionado para cada participante.

7. Fluxo de assinatura

Após o envio do documento, os signatários receberão a solicitação pelo canal definido para cada um.

O processo respeita a ordem estabelecida na lista de participantes. Dessa forma, o próximo signatário receberá a solicitação após a conclusão da assinatura pelo participante anterior, conforme a sequência configurada.

Após todos os participantes concluírem as assinaturas, a Assinafy finalizará o processo e disponibilizará o documento assinado pelos envolvidos.

Atenção!

1. Confira a ordem dos participantes antes de enviar o documento, pois ela determina a sequência das assinaturas.
2. Verifique o endereço de e-mail e o telefone de cada signatário para evitar falhas na entrega da solicitação.
3. Para utilizar WhatsApp, confirme previamente se o recurso está habilitado e se existem créditos disponíveis na Assinafy.

8. Acompanhamento e consulta das assinaturas no TGA Gestão

O TGA Gestão disponibiliza uma tela específica para acompanhamento dos documentos enviados à assinatura eletrônica.

Nessa tela, é possível:

1. Consultar os documentos enviados para assinatura.
2. Verificar a situação atual de cada solicitação.
3. Acompanhar quais participantes já realizaram a assinatura.
4. Identificar documentos que ainda estão pendentes.
5. Visualizar o contrato assinado.
6. Baixar o arquivo final com todas as assinaturas.

8.1. Visualizar ou salvar o contrato assinado

Na tela de acompanhamento, localize o documento desejado.

Para visualizar ou salvar o contrato assinado:

1. Localize o documento na lista.
2. Clique com o botão direito do mouse sobre uma das opções disponíveis.
3. Selecione a ação desejada para visualizar ou salvar o arquivo.

9. Consulta do contrato pelo movimento

Também é possível acessar o contrato assinado diretamente pelo movimento ao qual o documento está vinculado.

Procedimento

1. Abra o movimento desejado.
2. Acesse o menu Processos → Anexar Arquivo.
3. Será aberta uma janela com as opções de gerenciamento de arquivos.
4. Acesse a aba Gerenciador de Contrato.
5. Localize e acesse os contratos vinculados ao movimento.

Dessa forma, é possível consultar os documentos relacionados ao movimento diretamente pelo TGA Gestão.

10. Considerações finais

A integração entre o TGA Gestão e a Assinafy permite realizar o envio e o acompanhamento de documentos para assinatura eletrônica diretamente pelo sistema.

Após a configuração inicial da filial e dos impressos, o processo de envio pode ser realizado a partir dos movimentos, com possibilidade de incluir assinantes e testemunhas, definir diferentes canais de notificação e acompanhar a conclusão das assinaturas.

Os documentos finalizados podem ser consultados e salvos diretamente pelo TGA Gestão, tanto pela tela de acompanhamento quanto pelo Gerenciador de Contrato vinculado ao movimento.